Contabilidad del Síndico en Marruecos: Guía Práctica para Gestionar las Cuentas
La contabilidad del síndico no es contabilidad de empresa
Un síndico (administrador de la comunidad de propietarios) no es un comerciante. No vende nada, no factura nada, no declara IVA. Su contabilidad es más sencilla que la de una empresa, pero tiene sus propias reglas.
La Ley 18-00 (Artículo 24) obliga al síndico a llevar una contabilidad de devengo y a rendir cuentas de su gestión cada año en la asamblea general. El Decreto 2.23.700 precisa exactamente qué documentos producir.
Esta guía le muestra de forma concreta cómo hacerlo.
Lo que debe registrar
La contabilidad de un síndico se resume en dos categorías: lo que entra y lo que sale.
Los ingresos
Los ingresos de una copropiedad provienen principalmente de las cargas cobradas a los copropietarios. Cada copropietario paga su parte proporcionalmente a sus tantièmes (cuotas de participación).
Un cobro de cargas anual de 120 000 MAD para un edificio de 20 viviendas representa una media de 6 000 MAD por vivienda. Pero en realidad, un piso de 100 m² no paga lo mismo que un estudio de 40 m². Las cuotas de participación marcan la diferencia.
Otros ingresos posibles: intereses de la cuenta bancaria, reembolso del seguro, ingresos por alquiler de partes comunes (antena de telecomunicaciones en el tejado, por ejemplo).
Los gastos
Los gastos corrientes de una copropiedad marroquí típica:
- Conserjería/conserje: a menudo la partida más importante (salario, CNSS, vacaciones)
- Electricidad de las partes comunes: iluminación de pasillos, ascensor, bomba de agua
- Agua: limpieza de las partes comunes, riego
- Mantenimiento: pintura, reparaciones, fontanería
- Seguro: multirriesgo del edificio
- Comisiones bancarias: mantenimiento de la cuenta de la copropiedad
Cada gasto debe estar justificado por un comprobante (factura, recibo, nómina). Sin comprobante, no hay gasto registrado.
El presupuesto estimativo
Cada año, el síndico prepara un presupuesto estimativo para el ejercicio siguiente. Este presupuesto se vota en asamblea general con una mayoría de 3/4 (Artículo 21).
Cómo elaborarlo
Tome los gastos reales del año en curso como base. Ajuste según lo que sabe:
- ¿Aumenta el salario del conserje? Añada la diferencia
- ¿Se prevén obras? Cuantifíquelas y añada un margen del 10-15%
- ¿El ascensor tiene 15 años? Prevea una partida de mantenimiento más elevada
Un presupuesto realista es un presupuesto que puede explicar línea por línea a la asamblea. Si no puede justificar un importe, no lo incluya.
El fondo de reserva
La Ley 18-00 (Artículo 37bis) prevé la posibilidad de crear un fondo de reserva para obras importantes. Este fondo se alimenta con una cotización separada de las cargas corrientes.
El fondo de reserva no es obligatorio en todos los casos, pero es una buena práctica. Reemplazar un ascensor cuesta entre 150 000 y 300 000 MAD. Sin fondo de reserva, tendrá que hacer un cobro excepcional que algunos copropietarios no podrán pagar de golpe.
La gestión de las cotizaciones en el día a día
Cobros de cargas
El cobro de cargas es el documento que indica a cada copropietario cuánto debe pagar. Se basa en el presupuesto aprobado en la asamblea general y en las cuotas de participación de cada vivienda.
Envíe sus cobros de cargas a principios de trimestre o de mes, según la periodicidad aprobada por la asamblea general. Indique claramente el importe, el periodo correspondiente y la fecha límite de pago.
Seguimiento de pagos
Para cada pago recibido, anote: el importe, la fecha, el copropietario y el método de pago (efectivo, transferencia, cheque).
Si un copropietario paga en efectivo, entréguele un recibo. Siempre. Es su prueba y la suya.
Los impagados
Los impagados son la pesadilla de todo síndico. He aquí un método que funciona:
Semana 1 después de la fecha límite: envíe un recordatorio amable por SMS o WhatsApp. "Buenos días, su cotización de marzo aún no ha sido abonada. Le rogamos que regularice su situación."
Semana 3: segundo recordatorio, más formal. Mencione el importe total adeudado y las consecuencias del impago.
Mes 2: correo certificado. Conserve una copia y el acuse de recibo.
Mes 3 y posteriores: si el importe lo justifica, consulte a un abogado para una intimación o una acción judicial.
No lo olvide: las cargas impagadas prescriben a los 5 años (Artículo 43). Si no reclama, pierde su derecho a cobrarlas.
Los anexos contables del Decreto 2.23.700
El Decreto 2.23.700 puso fin al "cada uno hace lo que quiere". Ahora cada síndico debe producir documentos contables en un formato preciso, según el importe de las cargas cobradas.
Nivel pequeño (≤ 200 000 MAD)
Debe producir tres anexos:
- Anexo 10: seguimiento de las contribuciones de los copropietarios (quién ha pagado, quién aún debe)
- Anexo 13-1: estado financiero muy simplificado
- Anexo 13-2: estado de ingresos y presupuesto muy simplificado
Es el régimen más ligero. Tres documentos, pero deben existir y ser presentados en la asamblea general.
Nivel mediano (200 000 a 500 000 MAD)
Tres anexos, un poco más detallados:
- Anexo 10: seguimiento de las contribuciones
- Anexo 11: estados financieros simplificados
- Anexo 12: ingresos y presupuesto simplificados
Nivel grande (500 000 MAD o más)
Ocho anexos, es el régimen completo:
- Anexo 3: estado de la situación financiera (الحصيلة)
- Anexo 4: cuenta de gestión general (حساب التسيير العام)
- Anexo 5: comparación presupuestaria (مقارنة الميزانية)
- Anexo 6: obras no corrientes (الأشغال غير الجارية)
- Anexo 7: seguimiento del fondo de reserva (صندوق الاحتياط)
- Anexo 8: seguimiento de préstamos (تتبع القروض)
- Anexo 9: seguimiento de equipos (تتبع المعدات)
- Anexo 10: seguimiento de las contribuciones
Si sus ingresos superan 1 000 000 MAD, se requiere además una auditoría por un contable certificado.
Ejemplo completo: la contabilidad de un edificio de 24 viviendas
Tomemos un caso concreto. Residencia Al Firdaws, 24 apartamentos en Casablanca. Presupuesto anual aprobado en asamblea general: 180 000 MAD. Es un nivel pequeño (≤ 200 000 MAD), por lo que los anexos requeridos son: 10, 13-1 y 13-2.
El presupuesto detallado
Así se reparten los 180 000 MAD a lo largo del año:
- Conserje (salario + CNSS): 54 000 MAD (3 000 MAD netos + cargas sociales, 12 meses)
- Electricidad partes comunes: 18 000 MAD (1 500 MAD/mes de media, ascensor incluido)
- Agua partes comunes: 6 000 MAD (500 MAD/mes)
- Mantenimiento ascensor (contrato): 12 000 MAD (1 000 MAD/mes)
- Seguro multirriesgo del edificio: 8 000 MAD/año
- Productos de limpieza: 4 800 MAD (400 MAD/mes)
- Comisiones bancarias: 1 200 MAD (100 MAD/mes)
- Pequeñas reparaciones (fontanería, electricidad): 12 000 MAD (provisión)
- Fondo de reserva: 24 000 MAD (2 000 MAD/mes)
- Imprevistos: 40 000 MAD
Total: 180 000 MAD.
La distribución por copropietario
Las 24 viviendas tienen cuotas de participación diferentes. Un apartamento de 90 m² en la tercera planta tiene 55 cuotas sobre 1 000, mientras que un estudio de 45 m² en la planta baja tiene 28.
Cotización anual del apartamento grande: 180 000 x 55/1000 = 9 900 MAD, es decir, 825 MAD/mes. Cotización anual del estudio: 180 000 x 28/1000 = 5 040 MAD, es decir, 420 MAD/mes.
Estos importes son fijos para el año. Si los gastos reales superan el presupuesto aprobado, el síndico no puede aumentar las cargas durante el ejercicio. Debe recurrir al fondo de reserva o convocar una asamblea general extraordinaria para aprobar un cobro excepcional.
Lo que ocurre al cierre del ejercicio
A 31 de diciembre, el síndico hace balance. De los 180 000 MAD cobrados, se han recaudado 162 000 MAD (90%). Tres copropietarios aún deben un total de 18 000 MAD. En cuanto a gastos, se han desembolsado efectivamente 165 000 MAD.
Resultado: la cuenta bancaria muestra un saldo de 162 000 - 165 000 = -3 000 MAD. Pero el fondo de reserva se ha alimentado con 24 000 MAD, por lo que el saldo real disponible es positivo. Los 18 000 MAD de impagados aparecen como créditos pendientes en el anexo 13-1.
Es exactamente este tipo de situación la que los anexos del Decreto 2.23.700 deben hacer transparente. Un copropietario que lee el anexo 10 ve inmediatamente quién está al día y quién no.
El calendario contable del síndico
La contabilidad de un síndico no es un trabajo de fin de año. Es un trabajo continuo, con fechas clave precisas. Esto es lo que debe hacer mes a mes.
Enero
Es el mes más intenso si su ejercicio contable termina el 31 de diciembre. Debe cerrar las cuentas del año anterior: verificar que todos los gastos de diciembre están registrados, cotejar el saldo bancario con su registro, listar los impagados por copropietario y preparar el expediente contable para la asamblea general.
La asamblea general debe celebrarse dentro de los 30 días posteriores al cierre del ejercicio (Artículo 16ter), es decir, antes del 30 de enero. En la práctica, muchos síndicos superan este plazo. No es legal, pero es frecuente.
Febrero a marzo
Si la asamblea general se celebró en enero, aplique las decisiones aprobadas: nuevo presupuesto, posibles obras, ajuste de las cargas. Envíe los primeros cobros de cargas del año con los nuevos importes si el presupuesto ha cambiado.
Es también el momento de renovar los contratos anuales (seguro, mantenimiento del ascensor) si su vencimiento cae en el primer trimestre.
Abril a junio
Periodo de crucero. Registre los pagos sobre la marcha, pague las facturas corrientes (conserje, electricidad, agua). Haga un punto sobre los impagados: los copropietarios que no han pagado el primer trimestre deben ser reclamados antes de que el retraso se acumule.
Si se aprobaron obras en la asamblea general, este es generalmente el periodo para lanzar las solicitudes de presupuesto y comenzar los trabajos (el clima es favorable).
Julio a septiembre
Verifique que las declaraciones CNSS del conserje están al día. Prepare las vacaciones del conserje (tiene derecho, como cualquier trabajador) y prevea quién se encargará de la limpieza durante su ausencia.
Es un buen momento para hacer un balance a mitad de año: compare los gastos reales con el presupuesto aprobado. Si ya ha gastado el 60% del presupuesto en 6 meses, quizá haya un problema que anticipar.
Octubre a diciembre
Prepare el cierre. Reclame a los copropietarios atrasados una última vez antes del fin del ejercicio. Solicite las facturas de las obras en curso para registrarlas en el ejercicio correcto. Comience a redactar el informe de gestión para la asamblea general.
En diciembre, coteje el saldo bancario con su registro. Cada dírham debe ser trazable. Si la diferencia supera 100 MAD, busque el error antes de cerrar.
Cómo leer los anexos del Decreto
Los anexos del Decreto 2.23.700 son documentos técnicos, pero un copropietario no necesita ser contable para entenderlos. Veamos cómo leer los tres anexos del nivel pequeño, los que la mayoría de las copropiedades marroquíes deberán producir.
Anexo 10: el seguimiento de las contribuciones
Es el documento más importante y más legible. El anexo 10 (تتبع إسهامات المالك المشتركين) lista a cada copropietario con: su vivienda, sus cuotas de participación, el importe cobrado, el importe pagado y el saldo pendiente.
Si ve su nombre con un saldo de 0, está al día. Si el saldo es positivo, debe dinero. Si el saldo es negativo, la copropiedad le debe dinero (cobro excesivo o crédito de un ejercicio anterior).
El anexo 10 es obligatorio para los tres niveles. Es el único anexo común a todas las copropiedades, sea cual sea su tamaño.
Anexo 13-1: el estado financiero muy simplificado
El anexo 13-1 (الحصيلة المبسطة جداً) es un estado financiero en versión ultra simplificada. Muestra dos columnas: lo que la copropiedad posee (tesorería, créditos sobre los copropietarios) y lo que debe (deudas con proveedores, provisiones).
Para nuestra Residencia Al Firdaws, el anexo 13-1 mostraría:
En la columna "posee": saldo bancario de 21 000 MAD + créditos (impagados) de 18 000 MAD = 39 000 MAD. En la columna "debe": factura impagada del electricista de 3 000 MAD + fondo de reserva de 24 000 MAD = 27 000 MAD.
La diferencia (39 000 - 27 000 = 12 000 MAD) representa la situación neta de la copropiedad. Si esta cifra es positiva, la copropiedad goza de buena salud financiera. Si es negativa, hay un problema.
Anexo 13-2: los ingresos y el presupuesto muy simplificados
El anexo 13-2 (الإيرادات والميزانية المبسطة جداً) compara el presupuesto aprobado con lo que realmente ocurrió. Dos columnas: "previsto" y "realizado".
Para cada partida de gasto (conserje, electricidad, agua, mantenimiento), se ve cuánto se había previsto y cuánto se ha gastado. Si la partida "mantenimiento" preveía 12 000 MAD y se han gastado 18 000 MAD, la diferencia de 6 000 MAD salta a la vista. El síndico deberá explicarla en la asamblea general.
Es este documento el que hace las cuentas verdaderamente transparentes. Con Excel, se pueden presentar las cifras como se desee. Con el anexo 13-2, el formato es impuesto y cada copropietario ve lo mismo.
Excel frente a software dedicado: la comparación real
Muchos síndicos aún gestionan su contabilidad con Excel. Veamos lo que eso supone en la práctica.
Lo que Excel hace bien
Excel es flexible. Puede crear sus propias tablas, añadir columnas, ordenar como quiera. Para un edificio pequeño de 8 viviendas con gastos previsibles, puede funcionar.
El coste es nulo si ya tiene Office. Y no necesita conexión a internet.
Lo que Excel no hace
Excel no genera los anexos del Decreto 2.23.700. Tendrá que rehacerlos a mano en el formato correcto. Para el anexo 10 con 30 copropietarios, cuente media jornada.
Excel no detecta errores. Una fórmula rota en una celda puede falsear todo su balance sin que lo note. Un copropietario contabilizado dos veces, un pago registrado en la columna equivocada: nadie le avisará.
Excel no reclama a los copropietarios. Debe verificar manualmente quién tiene retraso y luego enviar los mensajes uno por uno.
Excel no tiene un historial fiable. ¿Quién modificó ese importe? ¿Cuándo? No lo sabrá.
Cuándo pasar a un software
Si marca al menos dos de estas casillas, es hora de pasarse a un software:
- Su copropiedad tiene más de 15 viviendas
- Dedica más de una hora por semana a su archivo Excel
- Tiene copropietarios MRE que necesitan consultar las cuentas a distancia
- Debe producir los anexos del Decreto 2.23.700
- Ya ha cometido un error contable que causó un problema en la asamblea general
Si es síndico voluntario, un software le ahorrará un tiempo considerable en la parte contable.
Los errores contables más frecuentes
Mezclar ejercicios
Un gasto de diciembre pagado en enero es un gasto de diciembre, no de enero. La contabilidad de devengo (impuesta por el Artículo 24) vincula las operaciones al ejercicio en el que nacieron, no al ejercicio en el que circula el dinero.
Olvidar los justificantes
Cada gasto debe tener su comprobante. Cada pago recibido debe tener su recibo. Si el conserje compra un producto de limpieza por 50 MAD y no trae el ticket de caja, el gasto no es justificable.
No provisionar los gastos importantes
La rehabilitación de la fachada es cara. La sustitución del ascensor también. Si no provisiona un mínimo cada año, el cobro excepcional en el momento de las obras va a doler.
Ignorar los impagados demasiado tiempo
Un impagado de 3 meses es un olvido. Un impagado de 3 años es un problema estructural que pone en dificultad a la copropiedad. Reclame pronto y reclame sistemáticamente.
Lo que arriesga un síndico que no cumple
La Ley 18-00 (modificada por la Ley 106-12) obliga al síndico a rendir cuentas de su gestión en la asamblea general anual (Artículo 24). Un síndico que no presenta sus cuentas se expone a la revocación por la asamblea con una mayoría de 3/4 (Artículo 21).
Con el Decreto 2.23.700, las obligaciones se han vuelto más precisas. Los anexos contables deben respetar un formato normalizado. Un síndico que presenta las cuentas "a su manera" sin respetar los anexos requeridos no cumple su obligación legal, aunque las cifras sean correctas.
En caso de litigio con un copropietario, la ausencia de documentos contables conformes juega en contra del síndico. Un juez pedirá los anexos del Decreto, no un archivo Excel casero.
Cómo Kassaba simplifica todo esto
Kassaba registra sus ingresos y gastos sobre la marcha. El software genera automáticamente los cobros de cargas según las cuotas de participación, sigue los pagos en tiempo real e identifica los impagados.
Los anexos del Decreto 2.23.700 se generan con un clic. Kassaba detecta automáticamente su nivel y solo produce los documentos requeridos. No necesita saber si es pequeño, mediano o grande: el software lo calcula por usted.
Las reclamaciones se envían automáticamente por SMS o WhatsApp. Usted define los plazos, Kassaba hace el resto.
Para la asamblea general, exporta un expediente completo en PDF: cuentas del ejercicio, presupuesto estimativo, lista de impagados, anexos del Decreto. Todo está listo en 5 minutos en vez de 5 horas.
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FAQ
¿Cómo se lleva la contabilidad de un síndico?
La contabilidad de un síndico consiste en registrar todos los ingresos (cargas de los copropietarios) y todos los gastos (mantenimiento, conserjería, agua, electricidad), vincularlos al ejercicio contable correcto y producir los anexos requeridos por el Decreto 2.23.700. Lo más sencillo es utilizar un software como Kassaba que automatiza el registro y genera los documentos obligatorios.
¿Qué documentos contables debe mantener el síndico?
El Decreto 2.23.700 impone anexos según el tamaño de la copropiedad. Las copropiedades pequeñas (≤ 200 000 MAD de cargas) deben producir los anexos 10, 13-1 y 13-2. Las medianas (200 000 a 500 000 MAD) producen los anexos 10, 11 y 12. Las grandes (500 000 MAD o más) producen los anexos 3 a 10.
¿Un síndico voluntario debe llevar contabilidad?
Sí, sin excepción. La Ley 18-00 (Artículo 24) obliga a todo síndico, voluntario o profesional, a rendir cuentas de su gestión en la asamblea general anual. El Decreto 2.23.700 se aplica de la misma forma. El carácter voluntario no exime de ninguna obligación contable.
¿Basta una hoja de Excel para la contabilidad de un síndico?
Excel puede servir como solución temporal para un edificio muy pequeño, pero no genera los anexos en el formato del Decreto 2.23.700 y no ofrece ningún control automático de errores. En cuanto la copropiedad supera los 15-20 lotes, un software dedicado se vuelve indispensable para evitar errores y ahorrar tiempo.
¿Cómo gestionar a los copropietarios que no pagan sus cargas?
Comience con reclamaciones amistosas (SMS, WhatsApp, correo). Anote cada reclamación con la fecha. Si el copropietario no reacciona tras varias reclamaciones, puede iniciar un procedimiento judicial. Atención: las cargas impagadas prescriben a los 5 años (Artículo 43 de la Ley 18-00). Pasado ese plazo, ya no puede reclamarlas.
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